Sekretär (gn*) / Sachbearbeiter (gn*) Dekanat

(*gn=geschlechtsneutral)

Die Medizinische Fakultät der Universität Münster zählt mit ihren rund 2.200 wissenschaftlich Tätigen und über 3.000 Studierenden zu den größten und forschungsintensivsten Medizinischen Fakultäten Deutschlands. Klare Themenschwerpunkte, eine optimale Infrastruktur eine hohe Innovationskraft bilden hier den Nährboden für neue Forschungserfolge. Engster Partner der Fakultät ist naturgemäß das Universitätsklinikum Münster, ein Standort der Hochleistungsmedizin mit über 1.500 Planbetten und in der Firmengruppe rund 12.000 Beschäftigten.

Das Dekanat ist die zentrale Leitungs- und Verwaltungseinheit der Medizinischen Fakultät. Es ist verantwortlich für deren strukturelle Weiterentwicklung, für Berufungen, Promotions- und Habilitationsangelegenheiten, Finanzmanagement und Personalfragen sowie die Umsetzung von den Gremienbeschlüssen.

In diesem vielseitigen Arbeitsumfeld ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle befristet als Elternzeitvertretung bis zum 20.06.2025 im Vorzimmer der Geschäftsführerin zu besetzen.

Vollzeitbeschäftigt mit 38,5 Wochenstunden
Vergütung je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung nach TV-L

Ihr Aufgabenbereich:

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Sortierung und Bearbeitung von Korrespondenz, Ablage, Erstellung und Versendung von Brief- und Mailentwürfen, Telefonate, etc.)
• Terminplanung und -koordination
• Sachgerechtes Erfassen und Nachhalten von Anfragen
• Koordination von Wiedervorlagen
• Gesamtorganisation der geschäftlichen Reisen inkl. deren Abrechnungen
• Pflege von Brief- und E-Mailverteilern, Datenpflege
• Projektbezogene Mitarbeit innerhalb des operativen Geschäfts des Referats für Forschung, Evaluation und Internationales (Datenerhebung, -kontrolle und -bearbeitung im Kontext der Evaluation von Forschungsleistungen)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich bspw. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter oder anderweitige, vergleichbare Ausbildung
• Bereits gesammelte Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung als Sekretär bzw. Assistenz oder in sachbearbeitender Tätigkeit oder vergleichbare Erfahrung im privatwirtschaftlichen Sektor wünschenswert
• Schnelle Auffassungsgabe sowie analytisches und konzeptionelles Denkvermögen
• Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) und IT-Affinität
• Sehr gute Orthografie- und Grammatikkenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Absolute Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion; hohes Engagement und Organisationsgeschick
• Kenntnisse universitärer Strukturen wären von Vorteil, sind aber keine Bedingung

Wir bieten Ihnen:

• Spannende, abwechslungsreiche Aufgaben in einem Fachgebiet von hoher gesellschaftlicher Relevanz
• Eine verantwortungsvolle Position in einem top gerankten Fachbereich einer der größten deutschen Hochschulen
• Nette Kolleginnen und Kollegen in einem engagierten Team
• Eine der Position und den Aufgaben entsprechende Vergütung nach TV-L
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Zahlreiche Vorteile des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einer Jahressonderzahlung und einem Arbeitsplatz, der kaum von wirtschaftlichen Schwankungen abhängig ist

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Dr. Elke Williamson, T 0251-83-55001.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Karriereportal und bitten Sie, diese ausschließlich digital und in einem Pdf-Dokument bis zum 02.05.2024 einzureichen.