Assistenz (gn*) der Geschäftsbereichsleitung

Unbefristet | In Vollzeit mit 38,5 Wochenstunden | Entgeltgruppe bis zu TV-L E9b | Beschaffungsmanagement

Wir sind das UKM. Wir haben einen klaren gesellschaftlichen Auftrag und mit der Verbindung von Krankenversorgung, Forschung und Lehre eine besondere Verantwortung.

Damit wir unserem hohen Anspruch tagtäglich gerecht werden, freuen wir uns auf Deine Fachkompetenz im Geschäftsbereich Beschaffungsmanagement. Hier sorgen wir für effiziente, wirtschaftliche und compliance-konforme Beschaffungsprozesse. Die Assistenz der Geschäftsbereichsleitung unterstützt den Geschäftsbereichsleiter (Chief Procurement Officer (CPO)) wirkungsvoll und übernimmt eine zentrale Rolle in der abteilungsübergreifenden Vernetzung – am besten mit Dir!

VERANTWORTUNGSVOLLE AUFGABEN

• Eigenständige Organisation und Steuerung des Büro- und Tagesgeschäfts des Geschäftsbereichsleiters
• Professionelle Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Gremiensitzungen
• Zentrale Ansprechperson und kommunikative Schnittstelle zwischen dem Geschäftsbereichsleiter, internen Abteilungen sowie weiteren internen und externen Stakeholdern
• Koordination und Organisation administrativer Abläufe im Geschäftsbereich
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Rahmen von Beschaffungsprojekten, internen Audits und compliance-relevanten Themen
• Selbstständige Erledigung klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Aktenführung und Pflege von Übersichten
• Ggf. Übernahme klar abgegrenzter Sachbearbeitungsaufgaben im operativen Beschaffungsmanagement

ANFORDERUNGEN

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (gn*)
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren administrativen Funktion, idealerweise im Umfeld von Führungskräften
• Sehr ausgeprägte Organisations-, Struktur- und Koordinationsfähigkeit
• Sicheres und professionelles Auftreten sowie sehr gute kommunikative Fähigkeiten im Umgang mit unterschiedlichen Berufsgruppen
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige, vorausschauende Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Serviceorientierung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Erfahrung mit digitalen Ablagesystemen und Kollaborationstools von Vorteil

WIR BIETEN:

• Verantwortungsvolle und vielseitige Aufgaben mit der Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Entgeltgruppe bis zu TV-L E9b. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Aufgabenübertragung und Qualifikation. Die Zuordnung zu den Stufen der Entgelttabelle erfolgt unter Berücksichtigung der einschlägigen Berufserfahrung 
• Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Urlaub im Jahr plus zwei extra freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Wertschätzende Zusammenarbeit in einem engagierten Team
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten für Deine Entwicklung
• Zahlreiche Unterstützungs- und Beratungsangebote zum Thema Gesundheit oder Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Viele weitere Vorteile wie Sportangebote, Jobticket, Betriebsfeste, Kantine oder Kinderbetreuung in Notfällen

Rückfragen an: Carolin Albrecht, Referentin Recruiting, carolin.albrecht@ukmuenster.de

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