Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*)
Befristet auf 2 Jahre | In Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden | Vergütung nach TV-L | Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) der Medizinischen Fakultät der Universität Münster
Wir sind das UKM. Wir haben einen klaren gesellschaftlichen Auftrag und mit der Verbindung von Krankenversorgung, Forschung und Lehre eine besondere Verantwortung – am besten mit Dir!
Die Medizinische Fakultät Münster ist einer der beliebtesten Studienstandorte Deutschlands. Im IfAS sind wir die Architekten für innovative Lehre und interprofessionelle Ausbildung. Wir suchen nicht einfach eine Assistenz – wir suchen das organisatorische Herzstück unseres Instituts und die strategische rechte Hand unserer Institutsleitung.
VERANTWORTUNGSVOLLE AUFGABEN:
- Organisationstalent: Sie strukturieren und optimieren unsere administrativen Prozesse und behalten auch bei komplexen Projekten den Überblick
- Kommunikationsprofi: Sie sind die zentrale Schnittstelle innerhalb des Teams und für externe Partner – souverän, freundlich und lösungsorientiert
- Event-Lead: Sie unterstützten uns bei der Planung und Durchführung von Terminen, Veranstaltungen und Empfängen
- Strategie-Support: Sie entlasten die Institutsleitung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine und begleiten administrative Verfahren (z.B. in Zusammenarbeit mit der Auftragsverwaltung des UKM)
ANFORDERUNGEN:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Eigenverantwortliches Arbeiten und das Vorantreiben von Aufgaben werden favorisiert
- Interesse an papierlosem Arbeiten und modernen Prozessen – digitale Tools (MS 365) sind das tägliche Werkzeug
- Sichere Kommunikation in Wort und Schrift
- Idealerweise sind schon Erfahrung im universitären und/oder medizinischen Umfeld vorhanden
WIR BIETEN:
Impact: Arbeit an einer der Top-Fakultäten Deutschlands.
Flexibilität: Offene Arbeitsatmosphäre mit Raum für Eigeninitiative.
Sicherheit & Benefits: Attraktive Vergütung nach TV-L, betriebliche Altersvorsorge sowie die Vorzüge eines der größten Arbeitgeber der Stadt (z. B. Jobticket, Fortbildungen).
Teamspirit: Kurze Wege, flache Hierarchien und ein Team, das sich auf neue Unterstützung freut.
Rückfragen an: Prof. Dr. B. Marschall, studiendekan@ukmuenster.de, T +49 (0) 251 83-58900
Jetzt bewerben über unser Karriereportal bis zum 02.06.2026.
▼ Weitere Infos
Chancengleichheit:
Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Das UKM unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2010 als familienbewusstes Unternehmen zertifiziert. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung. In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ebenfalls bevorzugt.
Weitere Hinweise:
- Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben des Masernschutzgesetzes ist eine Tätigkeit bei uns nur mit vollständigem Impfschutz gegen Masern möglich.
- Wir behalten uns vor, das Auswahlverfahren zu beenden, sobald eine geeignete Person gefunden wurde.
- Bewerbungen per E-Mail oder Post können nicht berücksichtigt werden.
- Vergütung nach TV-L. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Aufgabenübertragung und Qualifikation. Die Zuordnung zu den Stufen der Entgelttabelle erfolgt unter Berücksichtigung der einschlägigen Berufserfahrung.
Unser Hinweis an Personaldienstleister:
Das Universitätsklinikum Münster arbeitet bereits mit ausgewählten Personaldienstleistern auf Basis von Rahmenverträgen zusammen. Wir bitten daher, von Initiativangeboten abzusehen. Informationen zu Ausschreibungsverfahren sind generell auf der Vergabeplattform NRW zu finden.
Albert-Schweitzer-Campus 1 | 48149 Münster | www.ukm.de